漳州人才工作时如何不出差错?现在我们解决问题的系统方法6大步骤:
步骤一、定义问题并设立目标
首先要认识问题,通过现状把握、分析过去的数据、与优秀的公司比较,与客户(包括内部客户)的要求相比等存在哪些差距,将问题定性与定量化。比如你小孩上次的作业错误率达到了40%,你这次想解决的是客户投诉次数,目前是平均每月7次。当认清问题后,需要设立一个目标,以使你要解决的问题具体化,目标的制定要遵循“SMART”原则,即目标要具体明确、可测量、具挑战性可达成、符合组织需要、有时间限制。比如你可以设定“6个月之内将客户投诉次数降低到每月3次。”
步骤二、分析问题找出根本原因
问题和目标明确后,需要收集一切与之相关的信息,制定信息收集计划、方法以及内容等,比如上次你和孩子/小李的谈话,就是收集信息,挖掘问题的根本原因,这当中还要注意识别信息的真伪,对于有疑问的信息数据要想办法验证以保证其真实性。对于复杂的问题,要运用一些分析工具,如多问几个“为什么”、“因果分析图”、“散布图”等,帮助对数据进行量化的、直观的和图表式的分析,有利于理清头绪,找出问题症结所在。你之所以在解决客户投诉问题上进展不顺就是卡在了分析方法上。
步骤三、制定解决方案
原因找出后,需要针对每一项原因制定相应的解决方案。比如针对小李的忘记,规定附件粘贴步骤,发出前检查确认;针对小李的贴错附件,进行文件整理整顿,发出前检查确认等改善对策。
步骤四、选择方案优先顺序并制定行动计划
对于一些复杂问题,列出的原因可能很多,相应的解决方案也会很多,不可能一下都去实施,这时候需要从经济性、实践性、稳定性,回报性等方面进行具体的评价,根据评价结果列出解决方案实施的优先顺序,通常是回报高成本低难度小的先实施。实施前要制定行动计划,规定每项行动的负责人、时间表、绩效指标等。
步骤五、实施行动计划
实施计划制定出来后,要让所有解决方案影响到的人员参与到实施过程中,向他们通告计划、目标和具体的实施办法等,确保所有人员清楚各自的工作内容并与负责人员保持密切联系,及时沟通计划实施过程中所出现的问题,负责人也要根据具体实施情况不断地修正实施计划和解决方案来达成之前所设定的目标。
步骤六、评估实施方案并标准化
负责人需要根据测量的数据来评估目标是否实现,是否已产生预期结果,有无不良影响等。如果目标已达成,要将这些解决方案标准化,比如你协助小李制定的标准工作流程。如果目标未实现,需要重新回到步骤二分析原因、制定解决方案直至步骤六走完,不断反复循环直至目标达成。最后,目标达成后,可以制定新的更高目标,再按照这六个步骤来解决,推动工作绩效的不断提升。
老王听完后,感觉受益匪浅,决定明天就开始应用这套解决问题的系统方法来解决一直困扰他的客户投诉质量问题。六个月后,老王如愿以偿地解决了这个老大难问题,在公司高层例会上得到了总经理的高度赞扬,其他部门也纷纷跑来取经,老王买起了关子“这个嘛,说难也不难,秘诀在于解决问题的系统方法……”
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